5 Trucos de Google Sheets que no encontrarás en Excel

POSTED: 22 sept 2022

El primer programa de hojas de cálculo salió a la luz ya en 1979: estaba pensado para el Apple 2 y le llamaron VisiCalc. Años después llegaría la escena Microsoft Excel, que desde el inicio se perfiló como el indiscutible líder del mercado durante varios años, hasta el día que apareció la aplicación online Google Sheets en 2006, que se ha erigido como su digno rival en el ámbito de las hojas de cálculo.

Actualmente son miles de millones de usuarios diarios de una de las dos hojas de cálculo líderes del mercado. Con estos programas se pueden presentar y gestionar datos en forma de tabla, ya se trate de gráficos, de texto o de cifras. Mediante fórmulas pueden crearse dependencias entre las celdas, de modo que de forma automática se calculan los resultados. Google Sheets es una aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete ofimático online gratuito que ofrece Google Drive por ende se utiliza en línea, sin necesidad de realizar ninguna instalación. En cambio Excel es parte del paquete Office 365 de Microsoft y está disponible para Windows y macOS. El programa se instala en el ordenador, desde donde luego se puede abrir.

Comparte tu tabla

La principal diferencia entre Excel Google y Sheets es el núcle de su funcionamiento. Excel se ejecuta de manera local, la forma más habitual hasta no hace mucho. En otras palabras, en el ordenador los archivos se editan y guardan , sin necesidad de conexión a Internet. Google Sheets, en cambio, funciona principalmente online y actualmente ha desarrollado una finción off line.

Para lograr compartir la tabla abre el archivo y haz clic en Compartir. En la esquina superior derecha, haz clic en Obtener vínculo para compartir. Junto a la opción Cualquier persona que tenga el vínculo, haga clic en la flecha hacia abajo. y elige el nivel de acceso que deseas asignarles a las personas.

Permiso para comentar

Cuando uno comparte un archivo, hay 3 tipos de permisos que son Edición, Comentarios y Ver. En «Edición», los colaboradores pueden editar el documento y hacer comentarios, notas, responder y demás. En «Comentarios», los colaboradores no pueden editar los datos, pero si pueden hacer comentarios. Y en «Ver», los colaboradores solo pueden ver el documento, sin comentar.

Define a los propietarios

Abre Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google. Haz clic en el archivo que quieras transferir a otra persona Compartir o Compartir. A la derecha de una persona con la que ya hayas compartido el archivo, haz clic en la flecha hacia abajo.

Establece fecha de expiración

Cuando trabajas con personas ajenas a tu organización, como clientes o agencias, es posible que quieras restringir su acceso a determinados archivos una vez que se hayan completado los proyectos. Puedes definir una fecha de caducidad en los archivos de Mi unidad para limitar el acceso a ellos. Es tan sencillo siguiendo estas oinstrucciones:

Abre un archivo en Google Sheet. Haz clic en Compartir, busca el usuario al que quieras dar permisos temporales. Si todavía no has compartido el archivo con esa persona, añade el correo del usuario y haz clic en Enviar o en Compartir. En la parte superior derecha del documento, haz clic de nuevo en Compartir. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo. Dar acceso temporal. Junto a "El acceso caduca el", haz clic en la fecha que quieras definir como fecha de vencimiento. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual. Haz clic en Guardar.

Prevent others from sharing

Después de compartir un archivo, puedes dejar de compartirlo en cualquier momento. También puedes controlar si las personas con las que lo has compartido pueden cambiarlo o compartirlo. Busca el archivo o la carpeta en Google Sheet, abre o selecciona el archivo o la carpeta, haz clic en Compartir o en el icono de Compartir , busca a la persona con la que quieras dejar de compartir. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo y Eliminar. Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.

Esperamos que estos trucos te sean de utilidad :)